Vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, als onderdeel van de VIDA-regelgeving. Nederland wil deze verplichting ook uitbreiden naar binnenlandse facturen. In België gaat deze verplichting al in vanaf 1 januari 2026. 

E-facturatie is overigens nu al verplicht bij het leveren van goederen of diensten aan de Rijksoverheid en andere aanbestedende diensten zoals gemeenten en provincies. Voor B2B-transacties is er in Nederland momenteel geen algemene verplichting, maar dat gaat zeker veranderen. Veel bedrijven kiezen er echter wel voor om alvast over te stappen. 

Wat is een e-factuur?

• Een e-factuur is een elektronisch verwerkbare factuur, die rechtstreeks uit de ene software naar de andere wordt uitgewisseld. 
• Een pdf die als bijlage bij een e-mail wordt verstuurd, is geen e-factuur in de zin van deze verplichting. 
• Nederlandse overheidsinstanties gebruiken het PEPPOL-netwerk en het platform DIGIPOORT om e-facturen te ontvangen.
• Peppol is de nieuwe wereldwijd erkende standaard voor e-facturatie. Peppol e-invoicing fungeert als netwerk tussen verschillende access points, waardoor bedrijven, organisaties en kantoren moeiteloos met elkaar kunnen communiceren via een gemeenschappelijke taal, de Universal Business Language (UBL).
• Digipoort is de ICT-centrale waar berichtenverkeer voor de overheid afgehandeld wordt. Digipoort werkt als een elektronisch postkantoor.

Waarom overstappen naar e-facturatie?

• Kostenbesparing: Je bespaart op kosten voor printen en verzenden, en de verwerking is ook goedkoper. 
• Efficiëntie en snelheid: Facturen kunnen sneller worden gemaakt en verstuurd. De verwerking van inkomende facturen gaat sneller omdat deze automatisch worden ingelezen en geboekt. 
• Minder fouten: Het automatiseren van het proces vermindert het risico op handmatige fouten aanzienlijk. 
• Verbeterde cashflow: Omdat e-facturen sneller worden verwerkt, worden ze ook sneller betaald, wat de cashflow verbetert. 
• Actuele boekhouding: Facturen staan direct in de boekhouding, waardoor de financiële cijfers altijd up-to-date zijn. 
• Veiligheid en betrouwbaarheid: Het gebruik van netwerken zoals Peppol helpt bij het voorkomen van spookfacturen, omdat de authenticiteit van de partijen wordt gecontroleerd. 
• Duurzaamheid: Het vermindert papierverbruik en is daardoor milieuvriendelijker. 
• Verplichting: E-facturatie is al verplicht voor bedrijven die leveren aan de Rijksoverheid en andere overheidsinstanties.