Binnen veel bedrijven zijn allerlei afspraken vanzelfsprekend. Medewerkers weten hoe zij met klanten omgaan, wanneer zij pauze nemen, welke kleding passend is en wat zij moeten doen bij een calamiteit. Tenminste, dat wordt vaak gedacht. In de praktijk blijkt echter dat medewerkers afspraken verschillend kunnen uitleggen. Wat voor de ene collega logisch is, hoeft voor een ander helemaal niet duidelijk te zijn.
Daarom is het belangrijk om interne afspraken niet alleen mondeling te bespreken, maar ook schriftelijk vast te leggen. Een bedrijfs-HHR, oftewel een huishoudelijk reglement voor het bedrijf, kan hierbij een praktisch hulpmiddel zijn. Het vormt een aanvulling op de cao, de arbeidsovereenkomst en bestaande wettelijke regels. Het vertaalt algemene verplichtingen naar duidelijke afspraken die passen bij de dagelijkse praktijk van het bedrijf.
Iedereen weet waar hij aan toe is. Een bedrijfs-HHR geeft duidelijkheid aan vaste medewerkers, maar ook aan tijdelijke medewerkers, stagiaires en uitzendkrachten. Zij weten hierdoor wat er van hen wordt verwacht en waarop zij vanuit de organisatie kunnen rekenen. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over werktijden, pauzes, rusttijden, overwerk en thuiswerken. Ook onderwerpen als omgangsvormen, gedragsregels, kleding, netheid en het gebruik van bedrijfsmiddelen kunnen worden opgenomen. Hierdoor ontstaat minder ruimte voor misverstanden en willekeur.
Heldere afspraken ondersteunen bovendien leidinggevenden. Wanneer regels vooraf duidelijk zijn vastgelegd, is het eenvoudiger om medewerkers erop aan te spreken. Een leidinggevende hoeft dan niet steeds zelf te bepalen wat wel of niet acceptabel is. Dat zorgt voor meer gelijkheid en voorkomt discussies over verschillende behandelingen.
Veiligheid en verantwoord werkgeverschap. Een bedrijfs-HHR gaat niet alleen over gedrag en werktijden. Het is ook een belangrijk middel om aandacht te geven aan arbeidsomstandigheden en veiligheid. Medewerkers moeten weten welke instructies zij moeten volgen, welke beschermingsmiddelen zij moeten gebruiken en wat zij bij een storing, ongeval of calamiteit moeten doen. Ook kan het bedrijf hierin vastleggen welke verantwoordelijkheid het zelf neemt. Denk aan veilige arbeidsmiddelen, duidelijke werkinstructies, opleidingen, begeleiding en aandacht voor gezondheid en welzijn. Daarmee laat de organisatie zien dat verantwoord werkgeverschap meer is dan alleen het naleven van regels.
Nieuwe onderwerpen vragen om nieuwe afspraken. De werkomgeving verandert voortdurend. Daardoor ontstaan ook nieuwe onderwerpen waarover bedrijven duidelijke keuzes moeten maken. Hoe mogen medewerkers bijvoorbeeld omgaan met persoonsgegevens? Welke AVG-regels gelden er binnen het bedrijf? Mogen openbare AI-programma’s worden gebruikt voor klantinformatie, ontwerpen of interne documenten? En wat mogen medewerkers namens het bedrijf op sociale media plaatsen? Zonder interne afspraken kan gevoelige informatie onbedoeld worden gedeeld of kunnen medewerkers handelen op een manier die niet past bij de organisatie. Ook de omgang met klanten, leveranciers en collega’s verdient daarom aandacht.
Een bedrijfs-HHR moet geen dik document worden dat ongebruikt in een kast verdwijnt. Het moet begrijpelijk, praktisch en herkenbaar zijn. Medewerkers moeten de afspraken gemakkelijk kunnen terugvinden en begrijpen waarom deze belangrijk zijn. Bespreek het reglement daarom tijdens de introductie van nieuwe medewerkers en besteed er regelmatig opnieuw aandacht aan.
Service Partners van FESPA Nederland kunnen bedrijven helpen bij het opstellen van heldere en toepasbare interne afspraken. Er zijn een uitgebreide checklist beschikbaar waarin de belangrijkste onderwerpen zijn opgenomen. Zo ontstaat een bedrijfs-HHR dat past bij de organisatie en weet iedereen wat er wordt verwacht én waarop men kan rekenen.
